مهاجرت از ترلو بدون از دست دادن تاریخچه: راهنمای قدم‌به‌قدم

تیمی که چند سال با ترلو کار کرده، روی تابلوهایش چیزی بیش از فهرست کارها دارد. کامنت‌هایی که می‌گویند چرا یک ویژگی این‌طور ساخته شد، فایل‌هایی که مشتری فرستاده، برچسب‌هایی که تیم سال‌ها با آن‌ها کار را دسته‌بندی کرده است. ترس اصلی از مهاجرت معمولاً همین است: اینکه این حافظه در راه گم شود و تیم از صفر شروع کند.

این ترس بجاست، ولی با برنامه قابل مهار است. بیشتر مهاجرت‌های بدی که دیده‌ام از ابزار نبود؛ از این بود که کسی پیش از شروع فهرست نکرده بود چه چیزی دارد، چه چیزی باید بیاید و چه چیزی در مقصد معادل ندارد. این راهنما همین ترتیب را دنبال می‌کند: اول فهرست، بعد نسخهٔ پشتیبان، بعد انتقال آزمایشی، و در آخر روز جابه‌جایی.

اگر هنوز تصمیم نگرفته‌اید به چه ابزاری مهاجرت کنید، پیش از این مقاله راهنمای انتخاب نرم‌افزار مدیریت پروژه برای تیم‌های ایرانی را بخوانید. اینجا فرض می‌کنم مقصد انتخاب شده و سؤال فقط «چطور» است.

قدم اول: فهرست کنید چه دارید

پیش از هر کار فنی، یک جدول ساده بسازید. برای هر برد ترلو این‌ها را بنویسید:

• وضعیت برد: فعال است، گاهی به آن سر می‌زنید، یا فقط بایگانی است؟ بردی که دو سال است کسی بازش نکرده، شاید اصلاً لازم نباشد منتقل شود؛ نسخهٔ پشتیبانش کافی است.
• اعضا: چه کسانی روی برد هستند و کدام‌شان هنوز در تیم‌اند؟
• پاورآپ‌ها: کدام پاورآپ (Power-Up) روی برد فعال است و چه داده‌ای به کارت‌ها اضافه کرده؟
• فیلدهای سفارشی: آیا کارت‌ها فیلدهای سفارشی دارند و تیم واقعاً از آن‌ها استفاده می‌کند؟
• چک‌لیست‌ها و اتوماسیون‌ها: چه قانون‌های خودکاری روی برد تعریف شده و کدام فرایند به آن‌ها وابسته است؟
• حجم پیوست‌ها: کارت‌ها چقدر فایل دارند؟ این در زمان انتقال و فضای مقصد اثر دارد.

این جدول دو فایده دارد. اول، معلوم می‌کند مهاجرت واقعاً چقدر بزرگ است؛ معمولاً تعداد بردهای فعال از آنچه فکر می‌کنید کمتر است. دوم، فهرست چیزهایی را می‌دهد که باید در ابزار مقصد معادلشان را پیدا کنید یا آگاهانه کنارشان بگذارید.

قدم دوم: از ترلو نسخهٔ پشتیبان بگیرید

هر روشی برای انتقال انتخاب کنید، پیش از شروع از ترلو نسخهٔ پشتیبان بگیرید. این نسخه بیمهٔ شماست، نه ابزار انتقال. طبق راهنمای پشتیبانی خود اتلسین، این گزینه‌ها وجود دارد:

دو نکته در این جدول هست که بیشتر تیم‌ها دیر متوجهش می‌شوند:

• خروجی JSON یک برد آرشیو کامل تاریخچه نیست. اتلسین صراحتاً می‌گوید این خروجی فقط هزار اقدام آخر برد را دارد و کامنت‌ها هم جزو همین اقدام‌ها هستند. در بردی شلوغ با چند سال سابقه، کامنت‌های قدیمی ممکن است در این فایل نباشند.
• پیوست‌ها در خروجی معمولی فقط لینک‌اند. اگر روزی دسترسی به ترلو قطع شود، آن لینک‌ها به چیزی باز نمی‌شوند. برای پیوست‌های مهم یا از خروجی فضای کاری با گزینهٔ «Include raw attachments» استفاده کنید، یا آن‌ها را جداگانه دانلود کنید.

و یک نکتهٔ مهم: طبق همان راهنما، خود ترلو امکان وارد کردن دوبارهٔ فایل JSON یا CSV را ندارد. یعنی این فایل‌ها برای نگه‌داری‌اند، نه برای برگرداندن برد.

قدم سوم: بدانید چه چیزی معمولاً جا می‌ماند

هیچ ابزار مقصدی همهٔ مفاهیم ترلو را یک‌به‌یک ندارد، و هیچ روش انتقالی همه چیز را نمی‌آورد. پیش از انتقال، این فهرست را با ابزار مقصدتان بسنجید:

• دادهٔ پاورآپ‌ها. پاورآپ‌ها را هم خود ترلو می‌سازد و هم توسعه‌دهندگان دیگر، و داده‌ای که اضافه می‌کنند به همان پاورآپ وابسته است. انتظار نداشته باشید این داده در هیچ مقصدی خودبه‌خود بیاید.
• فیلدهای سفارشی. در ترلو امروز فیلد سفارشی قابلیت داخلی پلن‌های پولی است. اگر مقصد معادلی ندارد، تصمیم بگیرید مقدارشان در توضیح کارت بیاید یا به برچسب تبدیل شود.
• قانون‌های اتوماسیون. قانون‌ها داده نیستند، رفتارند. باید در مقصد دوباره ساخته شوند، یا اگر مقصد اتوماسیون ندارد، فرایندشان دستی شود.
• چک‌لیست‌ها، تاریخ‌ها و اعضای کارت. بررسی کنید روش انتقال شما این‌ها را می‌آورد یا نه؛ اگر نه، برای کارت‌های فعال دستی منتقلشان کنید.
• کاربران. حساب‌های ترلو به ابزار دیگر منتقل نمی‌شوند. اعضا باید در مقصد حساب داشته باشند و نقششان دوباره تعیین شود.

این فهرست برای ترساندن نیست. در تجربهٔ من، برای بیشتر تیم‌ها چیزی که واقعاً مهم است کارت‌ها، کامنت‌ها، پیوست‌ها و برچسب‌هاست؛ بقیه یا در چند ساعت دوباره ساخته می‌شود یا معلوم می‌شود مدت‌ها بود کسی از آن استفاده نمی‌کرد.

قدم چهارم: نگاشت مفاهیم را بنویسید

یک جدول کوتاه بنویسید که هر مفهوم ترلو در مقصد چه می‌شود. این جدول را به تیم هم نشان دهید تا روز اول کسی گم نشود:

اگر مقصد شما قابلیت‌هایی دارد که در ترلو نداشتید، این‌جا هم جای تصمیم است. مثلاً اگر ستون‌هایی که در ترلو نام «اسپرینت ۱۲» داشتند در مقصد می‌توانند ستون اسپرینت با تاریخ‌های برنامه‌ای و واقعی باشند، از همین حالا تصمیم بگیرید از کدام اسپرینت این کار را شروع می‌کنید. راهنمای برنامه‌ریزی اسپرینت برای همین مرحله مفید است.

قدم پنجم: انتقال از طریق API ترلو

روش مطمئن‌تر از فایل JSON، انتقال از طریق API ترلو است: ابزار مقصد با کلید API و توکن شما مستقیم به ترلو وصل می‌شود و داده را می‌خواند. برای گرفتن این دو، طبق مستندات توسعه‌دهندگان اتلسین، باید در درگاه مدیریت پاورآپ‌های ترلو یک پاورآپ بسازید، در بخش Trello Auth کلید API بسازید، و بعد از همان صفحه توکن را صادر و تأیید کنید.

دربارهٔ امنیت توکن

مستندات اتلسین روشن می‌گوید کلید API به‌تنهایی دسترسی نمی‌دهد، ولی توکن به دادهٔ حساب شما دسترسی می‌دهد و باید محرمانه بماند. پس:

• اگر هنگام صدور توکن امکان انتخاب دسترسی دارید و ابزار مقصد فقط خواندن لازم دارد، توکن را با دسترسی خواندن صادر کنید. امکان تعیین زمان انقضا هم هست؛ برای مهاجرت، انقضای کوتاه کافی است.
• توکن را در گروه پیام‌رسان یا ایمیل نفرستید. کسی که مهاجرت را انجام می‌دهد خودش آن را بسازد.
• پس از پایان مهاجرت، توکن را از بخش Applications در تنظیمات حساب ترلو باطل کنید.

اگر مقصد بردماگ است

واردکنندهٔ ترلو در بردماگ دقیقاً همین روش را به کار می‌برد: کلید API و توکن را وارد می‌کنید، فهرست بردهای حسابتان را می‌بینید و بردهای مورد نظر را انتخاب می‌کنید؛ بردها، لیست‌ها، کارت‌ها، برچسب‌ها، کامنت‌ها و پیوست‌ها منتقل می‌شوند. اگر همان برد را دوباره وارد کنید، نسخهٔ قبلی بایگانی می‌شود، نه حذف؛ پس می‌توانید چند روز پیش از جابه‌جایی یک بار آزمایشی وارد کنید و روز آخر دوباره، بی‌آنکه نسخه‌های تکراری کنار هم بمانند.

قدم ششم: آزمایش، بعد روز جابه‌جایی

انتقال را دو بار انجام دهید: یک بار آزمایشی و یک بار نهایی.

انتقال آزمایشی

1. یکی دو برد فعال و یک برد قدیمی پرکامنت را منتقل کنید.
2. چند کارت را تصادفی باز کنید و با ترلو مقایسه کنید: کامنت‌ها، پیوست‌ها، برچسب‌ها و ترتیب کارت‌ها در ستون‌ها.
3. یک کارت قدیمی با کامنت‌های زیاد را جداگانه بررسی کنید؛ این همان جایی است که محدودیت روش‌ها خودش را نشان می‌دهد.
4. دو سه نفر از تیم را بیاورید تا یک روز روی نسخهٔ آزمایشی کار کنند و هر چیزی که عجیب بود بنویسند.

دورهٔ موازی یا قطع یک‌باره؟

توصیهٔ من قطع یک‌باره پس از یک انتقال آزمایشی خوب است. دورهٔ موازی تقریباً همیشه به این ختم می‌شود که نیمی از تیم در ابزار قدیم می‌ماند. ترلو را بعد از جابه‌جایی فقط‌خواندنی نگه دارید، نه اینکه فوراً پاکش کنید.

روز جابه‌جایی

1. به تیم اعلام کنید از ساعت مشخصی کسی در ترلو تغییری نمی‌دهد.
2. نسخهٔ پشتیبان نهایی را از ترلو بگیرید.
3. بردهای فعال را دوباره منتقل کنید.
4. اعضا را اضافه و نقش‌ها را تعیین کنید. این بهترین زمان است تا دسترسی‌هایی که سال‌ها بی‌دلیل باز مانده بودند، بسته شوند؛ اصولش را در راهنمای دسترسی در ابزار مدیریت پروژه نوشته‌ام.
5. جدول نگاشت مفاهیم را در چت تیم یا توضیح برد بگذارید.
6. توکن ترلو را باطل کنید.

بعد از مهاجرت: تمیزکاری دو هفتهٔ اول

مهاجرت فرصت نادری برای مرتب کردن است، چون همه به هر حال دارند عادت تازه می‌سازند:

• ستون‌های قدیمی را که کسی از آن‌ها استفاده نمی‌کند، بایگانی کنید. اگر ساختار ستون‌ها سال‌ها بی‌برنامه رشد کرده، راهنمای جامع کانبان برای طراحی دوبارهٔ آن‌ها مفید است.
• برچسب‌ها را یکدست کنید: «باگ»، «bug» و «خطا» احتمالاً یک معنا دارند.
• کارت‌های «انجام‌شده»ٔ قدیمی را بایگانی کنید تا تابلو سبک شود؛ تاریخچه‌شان سر جایش می‌ماند.
• بعد از دو هفته از تیم بپرسید چه چیزی از ترلو کم دارند. بعضی‌اش با یک تغییر عادت حل می‌شود و بعضی‌اش نشان می‌دهد کجای انتخاب ابزار را باید دوباره بسنجید.

جمع‌بندی

مهاجرت از ترلو بدون از دست دادن تاریخچه شدنی است، به شرطی که ترتیب را رعایت کنید: اول فهرست بردها و چیزهایی که روی آن‌هاست، بعد نسخهٔ پشتیبان با دانستن محدودیت‌هایش، بعد انتقال آزمایشی از طریق API و مقایسهٔ دقیق، و در آخر یک روز جابه‌جایی مشخص. چیزهایی مثل دادهٔ پاورآپ‌ها و قانون‌های اتوماسیون را از پیش فهرست کنید تا روز اول غافلگیرتان نکنند، و توکن را بعد از کار باطل کنید. اگر هنوز بین ترلو، جیرا و ابزارهای داخلی مردد هستید، مقایسهٔ صادقانهٔ ترلو، جیرا و ابزار ایرانی را ببینید.

منابع و مطالعهٔ بیشتر

• Export data from Trello — Atlassian Support — روش‌های خروجی JSON و CSV، محدودیت هزار اقدام آخر و گزینهٔ پیوست‌های خام در خروجی فضای کاری.
• Trello REST API: API Introduction — راهنمای رسمی ساخت کلید API و توکن، و هشدار دربارهٔ محرمانه ماندن توکن.
• Trello REST API: Authorization — سطح دسترسی و زمان انقضای توکن، و روش باطل کردن آن از تنظیمات حساب.
• What are Power-Ups? — Atlassian Support — اینکه پاورآپ‌ها چه هستند و چه کسانی آن‌ها را می‌سازند؛ برای فهرست کردن پیش از مهاجرت.